¿Por qué la gestión del tiempo en el trabajo es tan importante?
En las empresas es habitual que una jornada laboral no sea suficiente para que los trabajadores puedan sacar sus tareas adelante, y esto se debe principalmente a una mala gestión del tiempo en el trabajo, que provoca que cuando llega la hora de cierre todavía queden muchas cosas por realizar.
La mala gestión del tiempo es una situación mucho más habitual en el entorno empresarial actual, debido a la gran cantidad de reuniones, videoconferencias, correos electrónicos que hay que contestar, protocolos demasiado largos, etc.
Pero, por suerte, a día de hoy existen diferentes herramientas que pueden ayudar a mejorar la gestión del tiempo en las empresas como el sistema ERP para empresas, las cuales se encargan de automatizar una gran cantidad de tareas que de lo contrario deben realizarse a mano, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo que podrán dedicar a otros procesos más importantes, permitiendo que los trabajadores se organicen de un modo mucho más eficaz.
Conscientes de que es un problema muy común en el entorno empresarial, a continuación, te vamos a dar una serie de consejos para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa y disfrutar de una mejor organización.
Antes de nada, ¿qué es la gestión del tiempo y por qué es tan importante?
Cuando hablamos de gestionar el tiempo, nos referimos a un proceso de organización que permita gestionar y controlar nuestro tiempo a lo largo de una jornada laboral, con el objetivo de poder sacarle el máximo partido y aumentar la productividad de los trabajadores. Además, una buena gestión del tiempo reducirá costes y mejorará la rentabilidad.
Básicamente, podemos entender este proceso como el modo en que los empleados de una empresa reparten las horas que tienen disponibles para sacar adelante el trabajo de manera eficiente.
Este control del tiempo de trabajo tiene un impacto directo en la productividad de la empresa y la eficiencia del trabajador, ya que cuando no nos organizamos correctamente, el tiempo no es suficiente, lo que provoca que se produzcan retrasos en la finalización de tareas, incumpliendo los plazos pactados, lo que derivará en una insatisfacción por parte del cliente que, en algunos casos, incluso podría provocar la pérdida de los clientes.
Y, además de mejorar la productividad y conseguir que los clientes estén más satisfechos, una política de gestión del tiempo en el trabajo también hará que los empleados estén mucho más motivados, lo que será clave para que puedan rendir más y mejor, y que haya un mejor ambiente de trabajo en la empresa.
Todo esto es clave para retener el talento, ya que cuando un trabajador puede sacar el trabajo adelante y disfruta de un buen ambiente laboral, es más fácil que estén motivado, más satisfecho y tenga un mayor sentimiento de compromiso con la empresa, lo que reducirá el riesgo de que pueda marcharse a la competencia.
Consejos para mejorar la gestión y el control del tiempo en el trabajo
Sin duda, lo más eficaz para mejorar la gestión del tiempo es implantar un software de recursos humanos que te permita automatizar procesos importantes en tu empresa, que hasta ahora tenías que realizar de forma manual, lo que te permitirá disfrutar de un importante ahorro de tiempo en la realización de multitud de tareas.
Además, un programa para portal del empleado incluye una serie de utilidades digitales a disposición de los trabajadores en una misma aplicación, que les permitirán recibir información puntual, así como realizar cualquier tipo de consulta relacionada con su actividad en la empresa.
De esta forma, al tener menos tareas que realizar, será mucho más fácil que puedan organizarse y planificarse adecuadamente para sacar adelante todo el trabajo que tenga que realizar un empleado.
Además, ahora, gracias a las ayudas del Kit Digital te puedes beneficiar de una subvención de entre 6.000 y 12.000 euros para poder implantar un software ERP en tu empresa con el que mejorar la gestión de todas las tareas y llevar un mayor control del tiempo de trabajo, así como para afrontar un profundo proceso de digitalización en tu empresa para cumplir también con la ley contra el fraude fiscal.
Dicho esto, vamos a dar unos aspectos clave para gestionar el tiempo de trabajo que deberías comenzar a aplicar desde ya.
Lista de tareas
Hacer una lista de tareas te permitirá tener visibilidad de todo lo que tienes que hacer, u así poder organizar las tareas en función de la importancia o urgencia, lo que evitará los posibles retrasos.
Establece prioridades
Uno de los aspectos más importantes para aprovechar el tiempo al máximo es establecer prioridades, y para ello, debes evaluar las tareas pendientes y, a partir de ahí organizarte adecuadamente.
Análisis del flujo de la semana
Así mismo, el flujo de análisis de la semana es un modelo que te permitirá planificar toda la semana, diseñado por un ejecutivo de Google, el cual se basa en organizar las tareas en función de los niveles de energía que tenemos cada día de la semana, teniendo en cuenta que el martes y el miércoles son los días en los que nos sentimos más motivados y llenos de energía y, por tanto, el mejor momento para afrontar las tareas más exigentes.
En cambio, el lunes nos sentimos apagados por volver del fin de semana, siendo un buen momento para realizar tareas rutinarias, así como para planificar el resto de la semana, mientras que el jueves y el viernes los niveles de energía están más bajos, siendo días que habría que dedicar a tareas menos importantes o a la finalización de aquellas que ya estén avanzadas.